8 min read
Alle, der har prøvet at starte i et nyt job, ved, hvor intens den første periode kan være: nye mennesker, nye processer og en ny kultur, der skal læres at kende. Men hvis en virksomhed har et onboardingprogram på plads, bliver rejsen fra "ny på jobbet" til "godt integreret og produktiv medarbejder" langt mere overskuelig.
Flere virksomheder har allerede opdaget, at et solidt onboardingprogram både kan reducere stress, øge engagementet og fremskynde den nyansattes bidrag til virksomheden. Samtidig mindsker et målrettet og velstruktureret onboardingprogram risikoen for tidlig medarbejderafgang, hvilket sparer både tid og penge i rekrutterings- og oplæringsfasen.
Søger du en overordnet guide til hele onboardingprocessen? Så læs gerne vores hovedartikel Onboarding: Hvad betyder det i praksis?, hvor du får et bredere indblik i, hvad onboarding er, og grunden til, at det er vigtigt. Denne artikel går i detaljer med selve onboardingprogrammet og viser, hvordan du kan tilpasse et sådant til din virksomheds behov.
Hvad er et onboardingprogram?
Når vi taler om et onboardingprogram, taler vi om en struktureret plan, der tydeligt beskriver, hvordan en ny medarbejder introduceres til virksomheden over en given periode. Formålet er at skabe en konkret ramme – fra før medarbejderen træder ind ad døren (preboarding) til den fulde integration, hvor vedkommende forstår både arbejdsopgaver, kultur og sociale dynamikker.
Kernen i et godt forløb
- En rød tråd: Onboardingprogrammet sikrer en kontinuerlig og sammenhængende introduktion, så man undgår tilfældige eller glemte trin i forløbet.
- Konkrete mål: Ved at sætte klare mål for læring, trivsel og opgaveløsning bliver det tydeligt, hvornår en medarbejder er "oppe i gear".
- Ressourcestyring: Programmet beskriver, hvem der har ansvar for hvad, og hvilke ressourcer (tid, mentor-timer, træningsmoduler, og så videre) der kræves undervejs.
- Evaluering / Feedback: For at vide, om onboardingprogrammet virker, skal der være plads til feedback fra både den nye medarbejder og de involverede teams.
Onboardingprogram: Skabelon
En skabelon for onboardingprogrammet er en glimrende metode til at standardisere og systematisere indslusningen. Her er et eksempel på, hvordan en sådan skabelon kan se ud (tilpas punkterne, så de passer til din branches krav og virksomheds kultur):
- Preboarding
- Send en velkomstmail med praktiske detaljer (arbejdstid, dresscode, parkering, med videre).
- Del links eller dokumenter om virksomhedens værdier, vision og mission.
- Opret eventuelle IT- og systemadgange på forhånd. - Første arbejdsdag
- Formaliseret velkomst med leder og/eller HR, inklusive rundvisning og præsentationer.
- Introduktion til nærmeste team og udlægning af de første arbejdsopgaver.
- Udlevering af eller henvisning til digitale ressourcer (manualer, vidensbaser, relevante tjeklister). - Første uge
- Gennemgang af de vigtigste arbejdsrutiner, systemer og ansvarsområder.
- Social integration, for eksempel gennem en fælles frokost eller en buddy-ordning.
- Opfølgende samtale med leder om de indtryk, medarbejderen har fået. - De første 30 dage
- Fortsat oplæring via e-læringskurser, workshops eller mentorsessioner.
- Klarlægning af mål og forventninger for rollen (KPI'er, deadlines, samarbejdsflader).
- Løbende feedback-møder, så eventuelle udfordringer opdages og løses hurtigt. - 90 dage senere
- Evaluering af medarbejderens progression og trivsel.
- Perspektivering af næste skridt i udviklingen: Nye projekter, kurser eller opgaver.
- Fejr de resultater, der allerede er skabt, og tal om vejen frem.
Med en fast ramme for disse faser sikrer du, at ingen vigtige trin bliver glemt, og at den nyansatte føler sig taget godt imod lige fra første dag.
Eksempel på et onboardingprogram
For at gøre ovenstående skabelon mere konkret, kan det være nyttigt at se et eksempel på, hvordan onboardingprogrammet kan se ud i en tænkt organisation.
Tekniker i en produktionsvirksomhed
- Preboarding (uge -2 til uge 0)
- HR sender en velkomstpakke med viden om sikkerhedsregler, produkthistorik og værdier.
- IT-afdelingen opsætter log-in, systemadgange og sikkerhedsudstyr på forhånd.
- En "buddy" i produktionen skriver en kort velkomstmail og inviterer på en kop "første dag-kaffe". - Dag 1
- HR byder velkommen, introducerer medarbejderen til de relevante nøglepersoner i virksomheden og gennemgår dagens forløb.
- Buddy præsenterer produktionslinjen, maskiner og udstyr, hvorefter medarbejderen prøver at håndtere en standardopgave i roligt tempo. - Uge 1
- Produktionslederen gennemgår vigtige procedurer sammen med medarbejderen, hvilket inkluderer sikkerhed, kvalitetstjek og samarbejde med afdelingen.
- Medarbejderen deltager i en sikkerhedstræning gennem virksomhedens digitale træningsløsning.
- Kort evalueringsmøde: Hvad fungerer? Hvilke spørgsmål er der opstået? - Måned 1-2
- Medarbejderen får gradvist mere ansvar i produktionen, eksperimenterer med flere forskellige maskiner og deltager i teammøder.
- Løbende feedback fra medarbejderens buddy og en ugentlig check-in med lederen.
- Træningssessioner, hvor medarbejderen løbende opdateres på nye procedurer og kvalitetstiltag. - Ved 90 dage
- Medarbejderen er integreret i produktionsdriften og leverer selvstændigt på centrale opgaver.
- Opfølgningssamtale med både HR og nærmeste leder om trivsel, udviklingsbehov og ønsker.
- Introduktion til eventuelle nye projekter eller maskiner, hvor medarbejderen kan bidrage.
Dette eksempel på demonstrerer, hvordan både praktisk introduktion, læring, trivsel og social integration flettes sammen.
Er onboardingprogrammet vigtigt?
Mange virksomheder glemmer at planlægge introduktionen ordentligt, fordi de er overbeviste om, at den nye medarbejder nok skal finde ud af det meste selv. Desværre skaber det som regel forvirring, spildtid og – værre endnu – tidlige opsigelser. Ved at investere i et målrettet onboardingprogram får du:
- Hurtigere produktivitet: Nye medarbejdere kommer effektivt op i omdrejninger og tilfører værdi fra en tidligere fase.
- Øget fastholdelse: Når medarbejdere føler sig velkomne og inkluderede, er chancen større for, at de bliver i længere tid.
- Bedre trivsel og engagement: God onboarding skaber en følelse af fællesskab og mening – to vigtige faktorer for arbejdsglæden.
- Bedre samarbejde: Nye medarbejdere lærer hurtigt de vigtigste kolleger og samarbejdsmetoder at kende, så misforståelser og friktion holdes på et minimum.
Onboardingprogrammets centrale elementer
For at besvare spørgsmålet “hvad er et onboardingprogram?”, kan vi pege på nogle grundlæggende elementer, som enhver god onboardingproces bør rumme:
- Tydelig kommunikation
Hvem laver hvad, og hvornår? Med klare retningslinjer undgår man, at vigtige opgaver falder mellem to stole. - Social integration
Giv den nyansatte plads til at opbygge relationer, gerne med en buddy-ordning, teamaktiviteter eller et par uformelle kaffepauser med kolleger. - Skalerbarhed / Fleksibilitet
Hvert nye job og nye medarbejder er unik. Onboardingprogrammet skal kunne tilpasses konkrete afdelinger, funktionsniveauer og præferencer. - Løbende evaluering og justering
Kontinuerlig feedback giver muligheden for løbende at rette planen til og sikre, at nye medarbejdere får en positiv oplevelse. - Tæt kobling til virksomhedens mål og kultur
Forklar, hvordan netop denne stilling bidrager til organisationens større mål, så medarbejderen forstår sammenhængen mellem daglige opgaver og virksomhedens retning.
Konklusion
Et solidt onboardingprogram er nøglen til at gøre nye medarbejdere trygge, motiverede og produktive. Uanset om du arbejder inden for IT, HR, intern kommunikation eller produktion, kan en god og struktureret indslusning gøre hele forskellen for, om en ny kollega trives og forbliver i virksomheden. Det kan nemlig udløse et stort potentiale med øget produktivitet, bedre samarbejde og længere fastholdelse.
Vil du gøre implementeringen så nem som muligt? Med en trænings- og onboarding-løsning fra Empact er det ingen sag at lave og håndtere dine egne onboardingprogrammer.