Onboarding: Hvad betyder det i praksis?

Mange danske virksomheder har efterhånden fået øjnene op for betydningen af onboarding. Det at onboarde en ny medarbejder handler ikke længere om at sige "velkommen til" og vise, hvor kaffemaskinen står. Tværtimod er onboarding en fokuseret proces, der styrker engagement og effektivitet allerede fra første dag – hvilket er med til at fastholde værdifulde talenter.

I en verden, hvor kompetencer er en knap ressource, bør et veltilrettelagt onboardingprogram være øverst på prioriteringslisten for enhver arbejdsplads. Dette gælder især for virksomheder, der ønsker at holde på deres dygtige medarbejdere i længere tid.

Denne guide indeholder er samlet overblik over:

• hvad onboarding betyder, og hvorfor det er vigtigt.
• hvordan du laver en effektiv onboardingplan, der rammer plet.
• konkrete eksempler og tips, der kan inspirere dig til bedre resultater.
  
  

Hvad betyder onboarding?

'Onboarding' kan oversættes til dansk som "indslusning" eller "introduktion" af nye medarbejdere. Det dækker over en systematisk proces, hvor en ny kollega introduceres til virksomhedens kultur, værdier, vision og arbejdsopgaver. Formålet er at sikre:

• at den nye medarbejder føler sig velkommen og integreret i teamet.
• at vigtige arbejdsprocesser, værktøjer og retningslinjer præsenteres tidligt.
• at der skabes en langsigtet følelse af motivation, trivsel og engagement.

Ifølge Medarbejder- og Kompetencestyrelsen er onboarding et længerevarende forløb, der i princippet strækker sig fra det øjeblik, kandidaten underskriver sin kontrakt (preboarding), til vedkommende er fuldt integreret både fagligt og socialt. Samme kilde beskriver, at det kan tage helt op til et halvt år eller mere, før den nye medarbejder er fortrolig med arbejdspladsens rutiner og uskrevne regler.

Hvorfor er onboarding vigtigt?

Den første tid på en ny arbejdsplads er afgørende for medarbejderens opfattelse af virksomheden. Glider introduktionen som smurt, føler medarbejderen sig værdsat og som en del af holdet. Går den skævt, er risikoen for mistrivsel og opsigelse til gengæld langt større.

Fastholdelse og produktivitet

Ifølge Kandidatanalysen 2024, der er udgivet af Konsulenthuset Ballisager, kan en solid onboardingproces være afgørende for, om en ny medarbejder fortsætter i jobbet og opnår den ønskede udvikling. Når virksomheder investerer i en gennemtænkt onboarding, stiger sandsynligheden markant for:

• kortere tidsramme fra ansættelse til fuld produktivitet.
• forbedret trivsel blandt nye kolleger, som dermed har større lyst til at blive.
• positiv påvirkning af arbejdspladsens image og employer brand.
  
  

Reduktion af omkostninger

Fejlslagen onboarding er dyrt. Manglende fokus på introduktionen af nye medarbejdere kan betyde ekstra rekrutteringsrunder, tabt viden og lavere effektivitet. Når en nyansat opsiger sin stilling inden for det første halve år, medfører det blandt andet:

• ekstra udgifter til at finde og oplære en afløser.
• forsinkelser i projekter og produktion.
• negative konsekvenser for kolleger, der skal dække opgaverne midlertidigt.
  
  

Styrket kultur og sammenhold

Onboarding er ligeledes en løftestang for virksomhedens kultur. Når nye medarbejdere hurtigt får en fornemmelse af fællesskabet og føler sig inkluderet, smitter det positivt af på hele organisationen. Sociale bånd, tværgående samarbejde og fælles retning opbygges bedst, når alle – nye som erfarne – ved, hvorfor de er en del af netop denne arbejdsplads.

Onboardingprogram – kom nemt i gang

Et onboardingprogram er en struktureret plan, der typisk inddeles i forskellige faser: preboarding, modtagelse og introduktion samt efterfølgende integration og udvikling.

Preboarding (før første dag)

• Kontakt og forventningsafstemning: Tiden fra kontrakten underskrives, til medarbejderen reelt starter, er oplagt til at etablere en positiv forventning. Send for eksempel en mail med praktiske informationer, eventuelle arbejdsredskaber/log-in og en varm velkomst.
• Organiser alt det praktiske: Sørg for, at computer, skrivebord, værnemidler og lignende er klar på forhånd. Der er intet mere demotiverende end at opleve kaos på den første arbejdsdag.
  
  

Modtagelse og introduktion (de første dage/uger)

• Personlig velkomst: Giv den nye medarbejder en rundvisning på arbejdspladsen og introducer dem til relevante nøglepersoner.
• En dedikeret mentor/buddy: Det kan være en kollega, der fungerer som go to-person ved spørgsmål om både arbejdsopgaver og de uskrevne kulturelle regler.
• Introduktion til virksomheden: Forklar virksomhedens historie, kultur, mission, værdier og mål. Vær klar i spyttet om, hvordan netop denne afdeling og den nye medarbejder bidrager til helheden.
  
  

Integrationsfasen (uge 2-6 og frem)

• Konkret oplæring og træning: Introducer systemer, rutiner og arbejdsgange. Læg eventuelt e-læringskurser, praktiske opgaver og evaluerende samtaler ind undervejs.
• Opfølgning og feedback: Hold løbende møder, hvor både leder og den nyansatte kan tage temperaturen på trivsel, arbejdsopgaver og forventninger.
• Udvidet ansvar: Efterhånden som den nye medarbejder føler sig tryg, kan du gradvist skrue op for ansvarsområder og kompleksitet i opgaverne.
  
  

Vedvarende udvikling og fastholdelse (6+ måneder)

• Langsigtede planer: Efter nogle måneder kan der være behov for at genoverveje mål, karriereplaner og udviklingsmuligheder.
• Fortsat mentorordning: Den tætte relation til en mentor eller buddy kan med fordel holdes ved lige for at sikre udvikling på både det faglige og sociale plan.
• Tilbagevendende kulturmøder: Nye medarbejdere lærer fortsat om virksomheden ved at deltage i interne arrangementer, faglige dage og sociale events.
  
  

En onboardingproces med 7 enkle trin

1. Tænk langsigtet
   Onboarding slutter ikke efter den første uge. Stræk gerne processen over flere måneder for at sikre vedvarende udvikling og integration i virksomheden.

2. Sørg for at forventningsafstemme
   Definer målsætninger og succeskriterier allerede før medarbejderens første dag.

3. Brug tjeklister og digitale værktøjer

   Gør processen enkel og gentagelig – dette er særlig nyttigt, hvis I ofte onboarder flere medarbejdere ad gangen.

4. Inddrag hele organisationen

   Onboarding er ikke kun HR's ansvar. Leder, kolleger og interne afdelinger skal bidrage for at skabe en helstøbt oplevelse.

5. Fokusér på det sociale

   Arranger teamaktiviteter, frokostmøder eller buddy-ordninger for at integrere den nye kollega, hvad end det er kulturelt eller socialt.

6. Hav en løbende dialog

   Vær nysgerrig på, hvordan den nye medarbejder oplever virksomheden. Stil spørgsmål såsom "Hvad overrasker dig mest?" og "Hvad mangler du for at lykkes?".

7. Sæt handling bag udviklingsmuligheder

   Vær konkret om, hvilke kurser, projekter eller nye opgaver medarbejderen kan kaste sig over i fremtiden. Dette øger både motivationen og sandsynligheden for fastholdelse.
   
   

De bedste råd til en smidig onboarding

For at holde din onboarding skarp og resultatorienteret bør du implementere følgende tips:

• Personlig tilpasning: Tag højde for hver enkelt nyansattes udgangspunkt. Nogle behøver en detaljeret introduktionsplan med mange pauser til refleksion, mens andre motiveres af en hurtig, hands-on tilgang. Ved at skabe et skræddersyet forløb øger du sandsynligheden for, at den nye medarbejder hurtigt falder til og skaber værdi.
• Fejr små successer: Markér, når den nye medarbejder løser sin første vigtige opgave, gennemfører et kursus eller bidrager til teamet på en særlig måde. Det er en simpel, men effektiv måde at øge selvtillid og engagement på, samtidig med at virksomheden anerkender nye kollegers indsats.
• Genbesøg onboardingprocessen: Hvert forløb giver værdifulde erfaringer, så evaluer og juster løbende. Bed om feedback fra nye og eksisterende medarbejdere, og tilpas tjeklister, manualer eller tidsplaner i henhold til deres input. Dermed sikrer du, at din onboarding altid er relevant og skaber ønskede resultater.
• Varier dine læringsmetoder: Kombiner klassiske introduktioner og ansigt til ansigt-møder med digitale værktøjer som e-læring, videopræsentationer eller interaktive workshops. Variation i formidlingen gør det lettere for nye medarbejdere at tilegne sig viden på flere forskellige måder og understøtter samtidig forskellige læringsstile.

Læs også vores artikel, som giver 25 kreative idéer til onboarding, der imponerer dine nye medarbejdere.

Hvad er god onboarding?

God onboarding har mange ansigter, men fællesnævnere er planlægning og løbende opfølgning. Det er vigtigt med en systematisk tilgang, og det anbefales at fordele onboardingprocessen over en længere periode frem for at nøjes med blot en enkelt introdag.

Eksempel: Produktion og HR i samspil

Forestil dig en produktionsvirksomhed, hvor en ny produktionsleder skal begynde. I preboarding-fasen får medarbejderen tilsendt sikkerheds- og kvalitetsmanualer samt et kort onlinekursus. På dag ét bliver den nye medarbejder budt velkommen af HR, der giver en omfattende rundvisning, hvorefter produktionschefen tager over med introduktion til linjerne, og en erfaren kollega fungerer som mentor de første uger.

Efter 14 dage evaluerer HR og produktionschefen, hvordan det går, og om den nyansatte leder føler sig tryg ved både de administrative systemer og den daglige drift. Hvis det er nødvendigt, justerer de planen, så onboardingen løbende er tilpasset den enkeltes erfaring, tempo og trivsel.

Hvornår er onboarding vellykket?

En god tommelfingerregel er, når den nye medarbejder:

• forstår arbejdsopgaverne og selvstændigt kan løse dem.
• føler sig tryg i teamet og kender alle vigtige samarbejdsflader.
• har indsigt i og kan italesætte virksomhedens kultur, værdier og mål.
• ser muligheder for både faglig og personlig udvikling.
• løbende får feedback og ved, hvor vedkommende kan opsøge sparring.

Sker alt dette inden for de første par måneder, er man godt på vej mod en gennemført onboarding. Det betyder selvfølgelig ikke, at medarbejderen er færdigudviklet, men som minimum at grundstenene er lagt for trivsel og medarbejderengagement.

De langsigtede gevinster ved onboarding

God onboarding handler ikke kun om at få nye ansatte godt fra start. Det giver også langsigtede fordele:

• Forbedret fastholdelse: Medarbejdere, der føler sig værdsatte fra begyndelsen, er mere tilbøjelige til at blive i virksomheden i længere tid.
• Stærkere teams: Nye kolleger, der kender virksomheden ud og ind, bidrager bedre til videndeling, innovationsprojekter og tværgående samarbejde.
• Employer branding: Positiv omtale og anmeldelser fra tilfredse medarbejdere tiltrækker nye talenter både nu og i fremtiden.
• Øget effektivitet: Mindre tid bruges på at rette fejl, afklare misforståelser og håndtere opsigelser, hvilket frigør flere ressourcer til vækst og udvikling.
  
  

Tilrettelæg onboardingen med Empact

Hos Empact har vi specialiseret os i at gøre onboarding af medarbejdere let, engagerende og overskueligt – uanset virksomhedens størrelse eller branche. Vores fokus er på at styrke både den praktiske og den udviklingsmæssige side af onboarding, så nye medarbejdere hurtigere føler sig hjemme og får de rette værktøjer til at kunne yde deres bedste hver dag.

Læs mere om Empact's onboarding-modul, eller book en gratis demo her.