Att onboarda nyanställda innebär mycket mer än att bara visa var toaletten ligger och överräcka en bunt policy-dokument. Det handlar om att ge en djupare insyn i företagets kultur, visa på möjligheter att växa, och skapa en känsla av gemenskap redan innan första arbetsdagen. Dessutom är onboarding en kontinuerlig process som, enligt flera HR-experter, kan sträcka sig från några månader upp till ett helt år.
I den här artikeln tittar vi närmare på varför onboarding är så viktigt, hur en bra onboarding-process kan se ut och hur du kan ta hjälp av digitala verktyg för att få allt att rulla smidigt.
Onboarding är en strukturerad process där den nyanställda får allt från praktisk information om arbetsplatsen till en förståelse för företagets kultur, värderingar och mål. Det är med andra ord ett mer omfattande koncept än en enkel “introduktion av nyanställda”, där man ofta bara delar ut en dator och säger: “Välkommen, sätt igång!”.
En stark onboarding ger:
Studier visar att många nyanställda som inte får en ordentlig introduktion överväger att sluta redan inom det första året. En välplanerad onboarding:
Gör du det rätt från början, får du anställda som är motiverade och presterar bättre – och som dessutom vill stanna kvar.
Till skillnad från en “introduktion” som ofta är koncentrerad till de första dagarna eller veckorna, kan onboarding av nyanställda enligt många experter pågå i upp till 9-12 månader. Under denna period handlar det inte bara om att lära sig arbetsuppgifter, utan också att gradvis fördjupa sig i kulturen, bygga nätverk internt och förstå hur den egna rollen bidrar till helheten.
Arbetar du i en hybridmiljö eller på distans kan processen ta ännu längre tid. Ett kontinuerligt stöd är nyckeln för att säkra att ingen känner sig bortglömd.
Innan den nyanställda ens börjar kan du:
När förväntningarna är tydliga minskas osäkerheten, och den nyanställda kan känna sig tryggare. Det är också här du kan “wow’a” med små personliga gester, exempelvis en kort videohälsning från teamet.
Att komma till en ny arbetsplats och märka att datorn inte är uppsatt eller att rätt mjukvaror saknas skapar onödig frustration. Fixa hårdvara, mjukvara och eventuella åtkomster i förväg. Varför inte fråga om personen föredrar PC eller Mac, iPhone eller Android? Att ge valmöjligheter skapar en känsla av delaktighet och uppskattning.
Onboarding handlar inte bara om att “komma igång” utan även om att “komma in”. Ta dig tid att förklara företagets historia, vision, mål och värderingar. Det kan handla om en kort presentation, en digital genomgång eller en rundtur där olika avdelningar får berätta om sina uppdrag.
En nyanställd bör snabbt få koll på vilka personer hen behöver samarbeta med. Ordna gärna en rundtur eller digitala möten för att:
Att känna “varför, hur och med vem” man jobbar ger bättre sammanhang än att bara veta “vad” man ska göra.
En mentor eller “buddy” underlättar inte bara rent praktiskt, utan även socialt. Personen kan svara på frågor som den nyanställda kanske drar sig för att ta med chefen, till exempel rutiner för lunch, ledigheter eller hur man bäst kommunicerar i företaget.
Det behöver inte vara storslagna fester. En enkel lunch med teamet eller en “happy hour” första fredagen kan räcka långt. Syftet är att skapa en känsla av samhörighet. Dessutom kan man bjuda in till informella aktiviteter redan innan anställningen börjar – varför inte en afterwork eller digital fikastund?
Det största misstaget är att tro att onboarding slutar efter en vecka. Regelbundna avstämningar hjälper den nyanställda att känna sig sedd och hörd. Här har du också möjlighet att ställa frågor som:
Redan under onboardingen ska den nyanställda få koll på förmåner, exempelvis pension, friskvårdsbidrag och andra personalstöd. Se också till att gå igenom anställningsvillkor och relevant policy, särskilt om det finns nya lagkrav att ta hänsyn till.
“Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas.”
Skapa en tidslinje för de första 30, 60 och 90 dagarna. Dela sedan upp aktiviteterna i mindre steg för att de inte ska kännas överväldigande. Markera viktiga milstolpar: när ska nyanställda få specifik utbildning, när gör ni en större avstämning, när ska man få träffa VD eller ta del av en viktig teamaktivitet?
En tydlig plan:
Preboarding (2-4 veckor före start)
Dag 1
Första veckan
1 månad
3-6 månader
9-12 månader
Ingen strukturerad plan
Brist på kontinuerlig feedback
Chefen är överbelastad
Ingen känner ansvar för välkomnandet
För mycket information på en gång
En genomtänkt onboarding är en investering i dina medarbetare, din företagskultur och din framtid. Det skapar en positiv spiral: nya anställda kommer snabbt in i verksamheten, känner större trivsel och sprider i sin tur positiv energi vidare. För att göra detta i praktiken och slippa krångliga excelark och manuella uppföljningar, kan du ta hjälp av Empact.
Med Empacts medarbetarportal kan du hålla koll på vilka kurser som genomförts, säkerställa att rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt.
Sätt igång redan idag och skapa en onboardingprocess som imponerar, engagerar och lägger grunden för långsiktigt samarbete. Dina nyanställda förtjänar inget mindre än det bästa!