Onboarding nyanställda: Så ger du nya medarbetare den bästa starten

Att onboarda nyanställda innebär mycket mer än att bara visa var toaletten ligger och överräcka en bunt policy-dokument. Det handlar om att ge en djupare insyn i företagets kultur, visa på möjligheter att växa, och skapa en känsla av gemenskap redan innan första arbetsdagen. Dessutom är onboarding en kontinuerlig process som, enligt flera HR-experter, kan sträcka sig från några månader upp till ett helt år.

I den här artikeln tittar vi närmare på varför onboarding är så viktigt, hur en bra onboarding-process kan se ut och hur du kan ta hjälp av digitala verktyg för att få allt att rulla smidigt.

Vad är onboarding?

Onboarding vs. vanlig introduktion

Onboarding är en strukturerad process där den nyanställda får allt från praktisk information om arbetsplatsen till en förståelse för företagets kultur, värderingar och mål. Det är med andra ord ett mer omfattande koncept än en enkel “introduktion av nyanställda”, där man ofta bara delar ut en dator och säger: “Välkommen, sätt igång!”.

En stark onboarding ger:

• Insyn i företagets kultur och värderingar
• Klara ramar för rollen och förväntningar
• Bättre möjlighet att lära känna kollegorna
• En positiv upplevelse som gör att nyanställda vill stanna
  
  

Varför är det viktigt?

Studier visar att många nyanställda som inte får en ordentlig introduktion överväger att sluta redan inom det första året. En välplanerad onboarding:

1. Snabbar upp vägen till full produktivitet
2. Ökar motivation och engagemang
3. Minskar risken för hög personalomsättning

Gör du det rätt från början, får du anställda som är motiverade och presterar bättre – och som dessutom vill stanna kvar.

Hur länge pågår onboarding av nyanställda?

Till skillnad från en “introduktion” som ofta är koncentrerad till de första dagarna eller veckorna, kan onboarding av nyanställda enligt många experter pågå i upp till 9-12 månader. Under denna period handlar det inte bara om att lära sig arbetsuppgifter, utan också att gradvis fördjupa sig i kulturen, bygga nätverk internt och förstå hur den egna rollen bidrar till helheten.

• Första 1-3 månaderna: Fokus på introduktion av rutiner, kollegor, system och verktyg.
• 3-6 månader: Fördjupning inom arbetsuppgifterna, regelbundna avstämningar och feedback.
• 6-12 månader: Integration med kulturen på djupare nivå, fler samarbeten och förståelse för hela verksamheten.

Arbetar du i en hybridmiljö eller på distans kan processen ta ännu längre tid. Ett kontinuerligt stöd är nyckeln för att säkra att ingen känner sig bortglömd.

8 centrala steg i en framgångsrik onboarding-process

1. Sätt förväntningar redan innan dag 1

Innan den nyanställda ens börjar kan du:

• Skicka ett välkomstmail med en översikt av deras första vecka.
• Skicka över relevant material så att de kan börja sätta sig in i rutiner och policy.
• Starta en preboarding-process via en digital plattform för att skapa engagemang.

När förväntningarna är tydliga minskas osäkerheten, och den nyanställda kan känna sig tryggare. Det är också här du kan “wow’a” med små personliga gester, exempelvis en kort videohälsning från teamet.

2. Förbered teknik och arbetsplats

Att komma till en ny arbetsplats och märka att datorn inte är uppsatt eller att rätt mjukvaror saknas skapar onödig frustration. Fixa hårdvara, mjukvara och eventuella åtkomster i förväg. Varför inte fråga om personen föredrar PC eller Mac, iPhone eller Android? Att ge valmöjligheter skapar en känsla av delaktighet och uppskattning.

3. Ha en tydlig introduktion till kultur och värderingar

Onboarding handlar inte bara om att “komma igång” utan även om att “komma in”. Ta dig tid att förklara företagets historia, vision, mål och värderingar. Det kan handla om en kort presentation, en digital genomgång eller en rundtur där olika avdelningar får berätta om sina uppdrag.

4. Presentera chefer och nyckelpersoner

En nyanställd bör snabbt få koll på vilka personer hen behöver samarbeta med. Ordna gärna en rundtur eller digitala möten för att:

• Träffa chef och närmsta team
• Få en översikt över andra avdelningar
• Förstå hur roller och processer hänger ihop

Att känna “varför, hur och med vem” man jobbar ger bättre sammanhang än att bara veta “vad” man ska göra.

5. Tillsätt en handledare eller “buddy”

En mentor eller “buddy” underlättar inte bara rent praktiskt, utan även socialt. Personen kan svara på frågor som den nyanställda kanske drar sig för att ta med chefen, till exempel rutiner för lunch, ledigheter eller hur man bäst kommunicerar i företaget.

6. Planera in sociala inslag

Det behöver inte vara storslagna fester. En enkel lunch med teamet eller en “happy hour” första fredagen kan räcka långt. Syftet är att skapa en känsla av samhörighet. Dessutom kan man bjuda in till informella aktiviteter redan innan anställningen börjar – varför inte en afterwork eller digital fikastund?

7. Löpande uppföljning och feedback

Det största misstaget är att tro att onboarding slutar efter en vecka. Regelbundna avstämningar hjälper den nyanställda att känna sig sedd och hörd. Här har du också möjlighet att ställa frågor som:

• “Hur känns det än så länge?”
• “Saknar du något i din roll?”
• “Har du fått kontakt med alla viktiga personer?”

8. Diskutera förmåner och villkor

Redan under onboardingen ska den nyanställda få koll på förmåner, exempelvis pension, friskvårdsbidrag och andra personalstöd. Se också till att gå igenom anställningsvillkor och relevant policy, särskilt om det finns nya lagkrav att ta hänsyn till.

Planering och tidslinje – hur undviker man att något faller mellan stolarna?

“Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas.”

Skapa en tidslinje för de första 30, 60 och 90 dagarna. Dela sedan upp aktiviteterna i mindre steg för att de inte ska kännas överväldigande. Markera viktiga milstolpar: när ska nyanställda få specifik utbildning, när gör ni en större avstämning, när ska man få träffa VD eller ta del av en viktig teamaktivitet?

En tydlig plan:

• Reducerar stress för chefer, HR och nyanställda
• Visar seriöst engagemang för personens framgång
• Hjälper till att prioritera rätt arbetsmoment i rätt ordning

Utmaningar vid onboarding

• Tidsbrist för chefer: Det är inte alltid möjligt för närmaste chef att vara närvarande jämt. Lösningen? Delegera och inkludera en “buddy” eller HR-representant.
• Hybrid och distans: Att aldrig ses fysiskt kan göra onboarding av nyanställda extra utmanande. Men med digitala verktyg, videosamtal och planerade teamträffar kan du åstadkomma mycket ändå.
• Inget uppföljningssystem: Om du inte följer upp onboardingen vet du inte om den fungerar. Systematisk feedback från den nyanställda bör vara en självklarhet.

Exempel på en komplett onboarding-plan

1. Preboarding (2-4 veckor före start)

   • Skicka välkomstvideo och litet info-kit
   • Låt den nyanställda välja dator/telefon om möjligt
   • Dela enklare utbildningsmaterial i Empacts Training & Onboarding-modul
     
     

2. Dag 1

   • Välkomstfika eller lunch
   • Genomgång av kommunikationskanaler, t.ex. Empacts Communication-modul
   • Introducera “buddy” och relevanta kollegor
     
     

3. Första veckan

   • Starta grundläggande kurser (säkerhet, policy, etc.)
   • Gå igenom företagets mål och värderingar
   • Bjud in till Social Wall för att skapa kontakt med fler team
     
     

4. 1 månad

   • Feedback-samtal: Hur har första månaden varit?
   • Djupare insyn i andra avdelningar
   • Korta enkäter via Empacts Survey för att samla feedback
     
     

5. 3-6 månader

   • Fortsatt utbildning med anpassade kurser
   • Regelbundna samtal med chef och mentor
     
     

6. 9-12 månader

   • Större summering av målsättningar och utvärdering
   • Plan för karriärutveckling och eventuella internutbildningar
   • Fira framgångar, justera onboardingen för framtida nyanställda
     
     

Vanliga fallgropar – och hur du undviker dem

1. Ingen strukturerad plan

   • Lösning: Skapa en tydlig tidslinje och använd digitala verktyg för uppföljning.
     
     

2. Brist på kontinuerlig feedback

   • Lösning: Skicka ut enkäter via Empacts Survey och boka regelbundna avstämningar.
     
     

3. Chefen är överbelastad

   • Lösning: Delegera uppgifter till en buddy och be HR om stöd.
     
     

4. Ingen känner ansvar för välkomnandet

   • Lösning: Tillsätt “nyckelpersoner” och förklara deras roll. Ha också en uppföljningar internt.
     
     

5. För mycket information på en gång

   • Lösning: Sprid ut informationen över tid. Skapa korta, överskådliga kurser i Training & Onboarding-modulen.

En genomtänkt onboarding är en investering i dina medarbetare, din företagskultur och din framtid. Det skapar en positiv spiral: nya anställda kommer snabbt in i verksamheten, känner större trivsel och sprider i sin tur positiv energi vidare. För att göra detta i praktiken och slippa krångliga excelark och manuella uppföljningar, kan du ta hjälp av Empact.

Med Empacts medarbetarportal kan du hålla koll på vilka kurser som genomförts, säkerställa att rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt. 

Sätt igång redan idag och skapa en onboardingprocess som imponerar, engagerar och lägger grunden för långsiktigt samarbete. Dina nyanställda förtjänar inget mindre än det bästa!